Dalam organisasi, ada banyak individu, kelompok, dan departemen. Mereka melakukan banyak aktivitas berbeda. Integrasi dari banyaknya aktivitas ini, untuk mencapai tujuan organisasi, dinamakan koordinasi.
Koordinasi merupakan suatu proses [yang tidak tetap] yang berlaku untuk kegiatan kelompok, tidak untuk aktivitas individu. Agar terkoordinasi, koordinator harus melakukan upaya tertentu. Koordinasi tidak terjadi secara otomatis. Koordinasi mengarah pada kesatuan tindakan.
Integrasi Aktivitas
Koordinasi mendorong semangat tim, memotivasi karyawan. Koordinasi memberikan arahan yang tepat sasaran untuk organisasi, dan membuat penggunaan sumber daya yang efisien. Koordinasi memengaruhi semua fungsi manajemen. Oleh karena itu, koordinasi disebut sebagai ‘inti manajemen’.
Inti Manajemen
Koordinasi adalah inti dari manajemen. Arti kalimat ini menyiratkan, koordinasi memengaruhi semua fungsi manajemen; perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, komunikasi, kepemimpinan, motivasi dan pengendalian.
- Perencanaan
Perencanaan adalah aktivitas yang diadakan di awal untuk memutuskan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Ada banyak rencana departemen dalam bisnis. Termasuk rencana produksi, pembelian, penjualan, keuangan, dan rencana lainnya. Semua rencana ini harus dikoordinasikan (dipadukan), dan satu rencana induk harus dibuat untuk keseluruhan bisnis. - Pengorganisasian
Ada banyak langkah dalam pengorganisasian. Semua langkah ini harus dikoordinasikan, untuk mencapai tujuan bisnis. Manajer Tingkat Atas harus mengoordinasikan upaya Manajer Tingkat Menengah. Demikian pula, Manajer Tingkat Menengah harus mengoordinasikan upaya Manajer Tingkat Bawah. Selain itu, Manajer Tingkat Bawah juga harus mengoordinasikan upaya para personel. - Kepegawaian
Kepegawaian mencakup rekrutmen dan seleksi, pelatihan, penempatan, promosi, mutasi, dll. Semua langkah ini harus dikoordinasikan dengan benar. Demikian pula, upaya semua individu, kelompok, dan departemen harus dikoordinasikan untuk mencapai tujuan bisnis. - Pengarahan
Pengarahan berarti memberikan informasi yang diperlukan, instruksi yang tepat, dan bimbingan kepada sub-ordinat. Secara khusus, pengarahan menghasilkan koordinasi. - Komunikasi
Banyak metode komunikasi digunakan dalam bisnis. Metode-metode ini termasuk komunikasi formal, informal, komunikasi ke atas, ke bawah, komunikasi lisan, tulisan, dll. Penting untuk dicatat bahwa semua jenis komunikasi ini harus dikoordinasikan dengan benar. Kurangnya koordinasi yang tepat akan menghambat kelancaran proses komunikasi. Selain itu, kurangnya koordinasi juga akan membatasi aliran informasi penting dan menyebabkan banyak masalah bisnis. - Motivasi
Ada banyak jenis motivasi; motivasi positif, negatif, motivasi finansial, dan non finansial. Semua jenis motivasi ini harus dikoordinasikan dengan benar. - Kepemimpinan
Setiap manajer harus menjadi pemimpin yang baik. Dia harus mengoordinasikan upaya bawahannya untuk mencapai tujuan. Artinya, ia harus mengoordinasikan sumber daya manusia. Ia juga harus mengoordinasikan sumber daya material dan keuangan. Singkatnya, seorang pemimpin tidak dapat bertahan hidup tanpa koordinasi. Dengan kata lain, kepemimpinan tidak dapat dilakukan tanpa koordinasi. - Pengendalian
Dalam pengendalian, standarnya pertama-tama tetap. Kemudian kinerja diukur. Kinerja dibandingkan dengan standar, dan penyimpangan ditemukan, kemudian penyimpangan diperbaiki. Jadi, pengendalian melibatkan banyak langkah. Semua langkah ini harus dikoordinasikan dengan tepat. Jika koordinasi tidak tepat, pengendalian pasti gagal.
Semua fungsi manajemen dipengaruhi oleh koordinasi. Karenanya koordinasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Koordinasi juga diperlukan untuk kelangsungan hidup, pertumbuhan, dan profitabilitas. Koordinasi mendorong semangat tim, memberikan arah, memotivasi karyawan, dan membuat pemanfaatan sumber daya.
Pentingnya Koordinasi
Koordinasi berarti mengintegrasikan semua aktivitas organisasi, dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Harus ada koordinasi yang tepat di seluruh organisasi.
Menurut para ahli manajemen, koordinasi diperlukan karena:
- koordinasi memengaruhi semua fungsi manajemen; perencanaan, pengorganisasian, penetapan staf, dll;
- koordinasi adalah prinsip manajemen, dan semua prinsip lain termasuk ke dalam satu prinsip ini, yaitu koordinasi, ialah prinsip utama;
- koordinasi merupakan nilai tambah kelompok. Artinya, jika ada koordinasi yang baik maka pencapaian kelompok gabungan akan lebih besar dari total pencapaian individu, yaitu 2 + 2 = 5. Ini tidak mungkin di dunia fisik, tetapi mungkin dalam urusan manusia melalui koordinasi.
Pentingnya koordinasi dapat dinilai dari poin-poin ini:
- Koordinasi mendorong semangat tim
Ada banyak konflik dan persaingan antar individu, departemen, antar lini dan staf, dll. Demikian pula antara tujuan individu dan tujuan organisasi. Koordinasi mengatur pekerjaan dan tujuan sedemikian rupa sehingga konflik dan persaingan tersebut minim. Koordinasi mendorong karyawan bekerja sebagai tim dan mencapai tujuan bersama organisasi. - Koordinasi memberikan arahan yang tepat
Ada banyak departemen dalam organisasi. Setiap departemen melakukan kegiatan yang berbeda. Koordinasi mengintegrasikan (menyatukan) aktivitas-aktivitas ini untuk mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi. - Koordinasi memfasilitasi motivasi
Koordinasi memberikan kebebasan penuh kepada karyawan. Ini mendorong karyawan untuk menunjukkan inisiatif, juga memberi mereka banyak insentif finansial dan non-finansial. Oleh karena itu, karyawan mendapatkan kepuasan kerja, dan mereka termotivasi untuk melakukan yang lebih baik. - Koordinasi membuat pemanfaatan sumber daya secara optimal
Koordinasi menyatukan sumber daya manusia dan material organisasi, sehingga membuat optimal pemanfaatan sumber daya. Sumber daya ini digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Koordinasi juga meminimalkan pemborosan sumber daya. - Koordinasi mendorong pencapaian tujuan dengan cepat
Koordinasi membantu meminimalkan konflik, persaingan, pemborosan, keterlambatan dan masalah organisasi lainnya. Ini memastikan kelancaran kerja di dalam organisasi. Oleh karena itu, dengan bantuan koordinasi, suatu organisasi dapat mencapai tujuannya dengan mudah dan cepat. - Koordinasi meningkatkan hubungan dalam organisasi
Manajer Tingkat Atas mengoordinasikan aktivitas Manajer Tingkat Menengah dan mengembangkan hubungan yang baik dengan mereka. Demikian pula, Manajer Tingkat Menengah mengoordinasikan aktivitas Manajer Tingkat Bawah dan mengembangkan hubungan baik dengan mereka. Juga, Manajer Tingkat Bawah mengoordinasikan aktivitas pekerja dan mengembangkan hubungan baik dengan mereka. Dengan demikian, koordinasi, secara keseluruhan meningkatkan hubungan dalam organisasi. - Koordinasi mengarah pada efisiensi yang lebih tinggi
Efisiensi adalah hubungan antara pengembalian dan biaya. Akan ada efisiensi yang lebih tinggi ketika pengembalian lebih banyak dan biaya lebih sedikit. Karena koordinasi mengarah pada pemanfaatan sumber daya yang optimal, hasilnya lebih banyak pengembalian dan biaya rendah. - Koordinasi meningkatkan itikad baik organisasi
Koordinasi membantu organisasi menjual barang dan jasa berkualitas tinggi dengan harga lebih murah. Ini meningkatkan itikad baik organisasi dan membantunya mendapatkan nama baik dan citra di pasar dan dunia usaha.
Demikian koordinasi mendorong semangat tim, memberi arah yang tepat, memfasilitasi motivasi, membuat pemanfaatan sumber daya yang optimal, membantu untuk mencapai tujuan dengan cepat, meningkatkan hubungan dalam organisasi, mengarah pada efisiensi yang lebih tinggi dan meningkatkan itikad baik organisasi.